Garantir um controle de estoque eficiente é fundamental no setor de alimentação, afinal, a gestão assertiva de recursos evita desperdícios, reduz custos e assegura que os clientes sempre encontrem o que procuram.

Restaurantes, cafeterias, lanchonetes e outros estabelecimentos lidam diariamente com uma grande variedade de insumos, muitos deles perecíveis e de alto impacto nos custos operacionais. 

E, se o controle não for bem feito, pode sobrar alimentos perecíveis, vencimento e falta de ingredientes em momentos de pico que podem comprometer a experiência do cliente e reduzir a margem de lucro. 

Por isso, investir tempo e ferramentas adequadas para o controle de estoque deve ser uma prioridade em qualquer food service que deseja crescer de forma sustentável.

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é o processo de organizar e acompanhar todos os itens que entram, permanecem e saem do estoque de um estabelecimento. 

No caso dos restaurantes e negócios voltados para alimentação, esse procedimento vai além de armazenar produtos, e envolve monitorar prazos de validade, quantidades disponíveis, custos envolvidos e o consumo real. Ele inclui mapear o volume de alimentos básicos, como arroz e carnes, até insumos secundários, como temperos, embalagens e produtos de limpeza. 

Um bom controle de estoque garante que os recursos sejam utilizados de forma estratégica, evitando tanto a falta quanto o excesso de produtos.

Por que fazer controle de estoque?

Fazer o controle de estoque vai além de um processo administrativo, para muitos negócios, é uma estratégia essencial para a saúde financeira e operacional do negócio. Os principais benefícios são:

• Prevenção de perdas e desperdícios: o acompanhamento contínuo evita que produtos expirem sem uso ou sejam perdidos por má organização.
• Redução de custos: compras sob demanda evitam gastos desnecessários e ajudam a negociar melhores condições com fornecedores.
• Agilidade no atendimento: ter insumos à mão assegura que pratos não saiam do cardápio por falta de ingredientes.
• Gestão de fluxo de caixa: ao saber quanto cada produto custa e quanto é utilizado, o gestor consegue precificar melhor os pratos e calcular margens de lucro com precisão.
• Mais profissionalismo na operação: relatórios de consumo ajudam a entender padrões de venda e a planejar cardápios de acordo com a demanda.

Como fazer controle de estoque

Esse processo deve ser feito de forma constante e organizada. Os passos principais são:

1. Definir responsáveis pelo estoque: uma ou mais pessoas devem ser encarregadas das conferências e registros para evitar erros e falta de padronização.
2. Padronizar categorias de insumos: separar produtos por grupos como perecíveis (frutas, carnes, verduras), não perecíveis (arroz, enlatados), bebidas, itens de limpeza e embalagens. Isso facilita a organização.
3. Registrar entradas e saídas: cada compra realizada e cada uso de insumo devem ser anotados em planilha ou software. No caso de restaurantes, é útil vincular o estoque às vendas para diminuir manualidades.
4. Estabelecer níveis mínimos e máximos de estoque: é recomendável definir a quantidade mínima de cada item para reposição e, ao mesmo tempo, evitar armazenar em excesso, especialmente produtos perecíveis.
5. Conferir inventários periodicamente: inventários semanais ou mensais são fundamentais para corrigir possíveis divergências entre o estoque físico e o registrado.
6. Alinhar compras ao planejamento do cardápio: prever quais pratos terão mais saída ajuda a ajustar a quantidade ideal de compras, principalmente em datas comemorativas ou épocas sazonais.
   

Métodos para controle de estoque

Existem diferentes métodos de gerenciamento de estoque, e a escolha do mais adequado depende muito do perfil do negócio. Por exemplo:

O PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) é o mais indicado para restaurantes, pois garante que os itens com prazo de validade mais próximo sejam utilizados primeiro. 

Já o UEPS (Último que Entra, Primeiro que Sai) é mais comum em contextos industriais e pouco recomendado para alimentos, já que pode gerar desperdícios.

Outra opção é o Custo Médio Ponderado, que calcula o custo médio dos itens armazenados, facilitando a apuração do custo de cada prato do cardápio. 

Há também o Just in Time, que consiste em comprar insumos na medida certa para evitar acúmulo de estoque e reduzir o capital parado. Esse método, no entanto, exige fornecedores confiáveis e entregas rápidas.

Planilhas e softwares também podem auxiliar

Para apoiar a gestão e controle de estoque, podem ser utilizadas diferentes ferramentas. As planilhas em Excel ou Google Sheets são práticas e de baixo custo, ideais para pequenos estabelecimentos ou para quem está começando, permitindo acompanhar entradas, saídas e inventários, além de gerar relatórios básicos. 

Já os softwares de gestão de estoque e ERP são recomendados para negócios em expansão, pois automatizam processos, integram compras, vendas e estoque em um único sistema e oferecem relatórios detalhados em tempo real. Alguns exemplos incluem MarketUP, Nex, Totvs e iFood Gestão de Estoque. 

Além disso, há os aplicativos de controle mobile, que permitem acompanhar os números pelo celular, registrando movimentações de forma ágil e monitorando indicadores-chave, como giro de estoque ou produtos com validade próxima.

Essas ferramentas permitem maior precisão, além de reduzir o risco de erros humanos que podem ocorrer em processos manuais. Quando bem utilizadas, geram dados estratégicos que auxiliam na tomada de decisão, no planejamento de cardápios, nas negociações com fornecedores e no aumento do lucro.

Seja qual for o porte do seu negócio, investir em um controle de estoque eficiente é dar um passo importante para reduzir custos, evitar desperdícios e melhora da rentabilidade. 

Avalie as ferramentas que mais se encaixam na sua realidade e comece hoje mesmo a transformar a gestão do seu restaurante. E para mais conteúdos sobre gestão, acesse o nosso blog. Maximize seus resultados com a Megavale!